Die Entstehung von StuFiS und StuMV

Wie StuFiS zu einer transparenten Antrags- und Finanzverwaltung für Studierendenvertretungen gewachsen ist, könnt ihr euch hier durchlesen. Bei Interesse und Nachfragen, stehen wir gern per Mail zur Verfügung.

Studierendenvertretungen erhalten in fast allen Bundesländern Semesterbeträge, um damit im Zuge des jeweiligen Hochschulgesetzes die Interessevertretung sein zu können und u.a. Projekte zu unterstützen. Der StuRa der TU Ilmenau hat Anfang der 2010er Jahren diese Prozesse in handschriftliche Papieranträge und eine semi-digitale Buchführung über GnuCash sowie Tabellendokumenten aufgeteilt. Andere Produkte waren entweder nicht auf die vorgegebene kamerale Buchführung oder die Prozesse des StuRa zugeschnitten. Spätestens mit der verbindlichen Verwendung von IBANs dauerte das Abtippen deutlich länger – wenn die Nummer überhaupt vollständig und/oder lesbar war.

Die Geburtsstunde

Erst 2016 kam Bewegung in die Entwicklung einer eigenen Softwarelösung. Lukas hat aus Frust über den papierlastigen und umständlichen Antragsprozess einen ersten Entwurf für eine digitale Lösung im HTML erstellt. Wie faszinierte Ehrenamtler nun mal so sind, wurde sich direkt an eine zügige Umsetzung gesetzt. Der damalige amtierende studentische Konsul hat als einziger hauptamtlicher mit vielen Stunden Arbeitszeit den größten Anteil daran gehabt.

2017 wurde dann die erste Version des StuFiS, damals noch Finanztool genannt, veröffentlicht. Von Beginn an wurde das Projekt als Open-Source-Software zur Verfügung gestellt, um das kollaborative Arbeiten zu vereinfachen und anderen Studierendenschaften eine Nutzung zu ermöglichen.

Die Freude über Version hielt nur für kurze Zeit an. In den ersten Monaten waren nicht alle notwendigen Funktionalitäten vorhanden, was zu umfassenden Nachträgen führte. Später kamen aufgrund ungünstigen Aufbaus Ladezeiten von mehreren Minuten (!) zustande. Der Haushaltsplan bzw. der Haushaltsabschluss konnten sogar gar nicht mehr geladen werden.

Alles auf Anfang

Nach bereits einem Jahr war die Version 1 nicht mehr verwendbar. Lukas hat sich deswegen gemeinsam mit einzelnen Mitgliedern des Referat IT an eine vollständige Neuauflage gesetzt. Für die inhaltliche und rechtskonforme Umsetzung wurde Michelle Teil des Projektes. Insgesamt wurden nun zwar deutlich weniger Funktionen eingebaut, dafür aber deutlich mehr Wert auf langfristige und nachhaltige Nutzbarkeit gesetzt. Mit einem neuen Outfit und neuen Datenbankstrukturen war es möglich StuFiS für sieben Jahre bis zur nächsten grundlegenden Änderung zu nutzen.

In der Zwischenzeit wurden einzelne Hürden genommen. 2019 prüfte der Thüringer Landesrechnungshof die Finanzen der Studierendenschaften die Jahre 2016 bis 2018. Der wesentliche Vorteil durch StuFiS war, dass die Dokumente einheitlich und vollständig waren. Außerdem waren wir im Anschluss der Prüfung vor Ort in der Lage, die Nachfragen der Prüfer:innen innerhalb weniger Tage ausführlich und mit digitalen Belegen unterfüttert beantworten konnten. In der schriftlichen Stellungnahme des Rechnungshofes ist die TU Ilmenau im Vergleich sehr gut weggekommen. Kritik ergab sich ausschließlich außerhalb der Verantwortlichkeit der Software.

Im Anschluss hat Corona das Treffen in kleinen Räumen zum Teil unmöglich gemacht. Durch die dezentrale Nutzungsmöglichkeit konnten wir unsere Arbeit aber fast vollständig von zu Hause erledigen.

Anfragen von Außerhalb

Insbesondere durch die Stellungnahme des Rechnungshofes und die Coronapandemie haben sich die anderen Studierendenvertretungen Thüringens nach Alternativen zu ihren weiterhin fast ausschließlichen Papier- und Excelbasierten Prozessen umgeschaut. Über die Konferenz Thüringern Studierendenschaften (KTS) hat sich das StuFiS schnell herumgesprochen.

Nach längerer Überlegung haben sich Lukas und ich dazu entschlossen ein Unternehmen zum nachhaltigen Support der Software zu gründen. Innerhalb des StuRa der TU Ilmenau hat es zu dem Zeitpunkt nicht genügend Ressourcen gegeben, das Projekt für andere zu betreuen und selbst weiterzuentwickeln.

Mit der Gründung der Open Administration UG im Jahr 2021 wurde der nächste Meilenstein erreicht. Als erste Folge für die Software haben wir uns an eine teilweise Dynamisierung gewagt, um die Anpassung an andere Studierendenschaften zu ermöglichen.

Diese Version 3 von StuFiS war von Beginn an nicht als dauerhafte Lösung geplant. Seit Existenz von StuFiS wurde eine mobile Optimierung nicht berücksichtigt und die Pflege des selbstgebauten Frameworks gestaltete sich als mühsam. Neben der Dynamisierung wurden entsprechend nur wichtigere Bugs gelöst und nebenbei an einer neuen Version gearbeitet.

Im gleichen Atemzug musste eine Lösung für ein Account Management her. In Ilmenau wurde seit einigen Jahren eine eigene Software verwendet, die jedoch nicht gut auf andere Studierendenvertretungen anpassbar war. Entsprechend haben wir uns dafür entschieden etwas eigenes zu entwickeln. Das StuMV war zunächst so rudimentär, dass dort lediglich die Rechteverwaltung innerhalb einer Gremienstruktur hinterlegt werden konnte.

Anfang 2024 haben wir eine komplett überarbeitete Version veröffentlicht. Diese ermöglicht eine flexiblere Selbstverwaltung der Organisationen und Gremienzugehörigkeiten. Neben der Einführung von Moderator:innen und Admins können Gremien- und Rollenzugehörigkeiten einfacher gelöscht sowie terminiert werden. Die Version 2 des StuMV sieht sogar schon vor, künftig autogenerierte Gremienbescheinigungen für den Lebenslauf ausgeben zu können.

Die aktuelle Version

Die Finanzierung der Fixkosten des Projektes wurde durch einzelne Studierendenschaften aus Thüringen sichergestellt, ermöglichte uns aber keine großen Sprünge. Auf der Suche nach Fördermöglichkeiten sind wir bereits bei der Gründung des Unternehmens auf den Prototype Fund des BMBF gestoßen. Für ein solches Projekt finanzielle Unterstützung und somit diverse Freiheiten zu erhalten, hat uns direkt dazu eine Bewerbung zu schreiben. Aufgrund der großen Menge von Bewerbungen und vmtl. nicht gut formulierter Ausrichtung, wurden wir nicht ausgewählt. Erst als 2023 Till zu uns gestoßen ist, haben wir einen neuen Antrag gewagt und den Zuschlag für die Runde 15 erhalten.

Um neue Features nachhaltig einzubauen, war der erste Schritt StuFiS auf ein neues Framework umzuziehen. Nach ca. zwei Jahren Entwicklung ist im April 2024 StuFiS 4.0 auf dem Laravel Framework mit tailwind erschienen. Ab jetzt können wir unsere volle Konzentration auf eine einheitliche Version legen und die nächsten Features entwickeln.

Meine Erfahrung

In meiner Zeit als Haushaltsverantwortliche ist es mit jedem Jahr deutlich einfacher geworden, den Haushaltsabschluss aufzustellen und ihn von der Innenrevision der Uni prüfen zu lassen. Durch Standardisierungen konnten typische Fehler, wie Doppelbuchungen und fehlende Buchungen verhindert werden. Die Anzahl fehlender Belege und Fehlbuchungen ging drastisch zurück. Ein weiterer großer Vorteil ist die geschaffene Transparenz für die Mitglieder des StuRa, aber auch der Studierendenschaft. Durch das direkte Eintragen wichtiger Informationen im System muss man weder versuchen unleserliche Handschriften zu entziffern noch sich mit unvollständigen IBANs herumschlagen.

Auf den Geschmack gekommen?

Wer auch endlich die lästigen Nachteile des Papiers loswerden und StuFiS ausprobieren möchte, sollte sich unsere Demo Version in den verschiedenen Rollen genauer anschauen. Bei Interesse und Nachfragen, stehen wir gern per Mail zur Verfügung.