Beleg ist nicht gleich Beleg
Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung, einer Quittung, künstlichen Belegen und Eigenbelegen?
Die Unterscheidung zwischen natürlichen, künstlichen und Eigenbelegen ist für die Buchhaltung tatsächlich relevant, da zu jeder Zahlung und Einnahme ein Beleg/Nachweis existieren muss.
Natürliche Belege
Das sind solche Belege, die von sich aus eine Zahlung oder Einnahme begründen. Das sind zum Beispiel Rechnungen, Quittungen, Kassenzettel und Verträge.
Rechnungen
Rechnungen haben konkrete Vorgaben bzgl. des Inhalts. Aus § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetzt geht im wesentlichen hervor:
- lesbares Dokument zur Abrechnung einer Lieferung oder Leistung
- vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers und des Empfängers der Rechnung
- Steuernummer oder Umsatzsteuer ID des Ausstellers
- Ausstellungsdatum
- fortlaufende eineindeutige Nummer
- Menge und Art der Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstiger Leistung
- Steuersätze oder Steuerbefreiungsgrund
- Brutto- und Nettobeträge
- im Vorfeld vereinbarte Minderung
- ggf. Aufbewahrungspflichten
Rechnungen über Kleinbeträge
Diese können für Beträge bis 250 EUR ausgestellt werden und müssen weniger strenge Regeln befolgen. Auf Basis §14 Abs. 6 Nr. 3 Umsatzsteuergesetz in Verbindung mit § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung gilt:
- lesbares Dokument zur Abrechnung einer Lieferung oder Leistung
- vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers der Rechnung
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
- Steuersätze oder Steuerbefreiungsgrund
- Bruttobetrag
Künstliche Belege
Das sind Belege für Buchungen, für die es keine natürlichen Belege gibt. Sofern eure Studierendenvertretung Abschreibungen durchführen darf/muss, kann das für außerplanmäßige Abschreibungen notwendig werden. Alternativ kann sich ein künstlicher Beleg auf einen natürlichen Beleg beziehen, diesen aber z.B. aufteilen, ergänzen oder mit anderen zusammenführen. Insbesondere bei Mietverträgen oder Darlehen kann das hilfreich sind.
Natürliche Belege sind aber in jedem Fall zu bevorzugen!
Eigen-/Ersatzbelege
Eigen-/Ersatzbelege werden erstellt, wenn z.B. ein natürlicher Beleg wie ein Kassenzettel abhanden gekommen und nicht erneut ausstellbar ist. Für diesen Fall muss ein Beleg mit der Erklärung über
- Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
- Zahlungsdatum
- Menge und Art der Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstiger Leistung
- Bruttobeträge
abgegeben werden. Ist die Zahlung nicht Bar erfolgt ist der Zahlungsnachweis (z.B. Kontoauszug) beizufügen. Ist dies nicht möglich, kann in keinem Fall die Umsatzsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend gemacht werden.
Eigen-/Ersatzbelege sollten nur in äußersten Notfällen verwendet werden!
Aufbewahrungspflichten
Generell sind die Belege 10 Jahre aufzubewahren. In einzelnen Bundesländern kann die Aufbewahrungspflicht nicht nur an das Ausstellungsdatum sondern auch an das Beschlussdatum des Haushaltsabschlusses geknüpft sein. Entsprechend kann die Frist deutlich mehr als 10 Jahre entsprechen.